Über diese Stelle
Wir sind Träger in der Familien- und Jugendhilfe und unterstützen Kinder, Jugendliche und Familien in herausfordernden Lebenslagen. Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir ab sofort eine Bürokraft (m/w/d) in Teilzeit oder Vollzeit – überwiegend im Homeoffice, aber nicht ausschließlich.
Deine Aufgaben
- Du unterstützt unsere Fachkräfte und die Leitung administrativ (Büroorganisation, Dokumentenmanagement, Termin- und Fristenverwaltung).
- Du koordinierst und kommunizierst per Telefon und E-Mail mit Jugendämtern, Kooperationspartnern und unserem Team.
- Du bereitest Unterlagen vor und hältst Themen nach (z. B. Anschreiben, Protokolle, Rückmeldungen, Wiedervorlagen, Ablauf- und Checklisten).
- Du organisierst technische/operative Abläufe im Alltag (z. B. digitale Ablagen, Videotermine, sichere Dateiübermittlung).
- Du übernimmst vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen: Belege erfassen/ordnen, Rechnungen prüfen und vorbereiten.
- Du unterstützt im Zahlungsmanagement: offene Posten im Blick behalten, Zahlungsläufe vorbereiten, Abstimmungen zu Rechnungen/Mahnungen.
- Du wirkst an der Weiterentwicklung unserer Strukturen mit (Standardvorlagen, Ordnungssysteme, Prozessübersichten).
Rahmenbedingungen / Arbeitsweise
Teilzeit oder Vollzeit (nach Absprache) – 5-Tage-Woche
Überwiegend Homeoffice, aber nicht ausschließlich: gelegentliche Präsenz für Abstimmungen, Teamtermine, Post/Unterlagen oder organisatorische Aufgaben vor Ort gehört dazu.
Homeoffice bedeutet bei uns einen flexiblen Arbeitsort – nicht beliebige Verfügbarkeit. Wir arbeiten mit festen Absprachen zu Arbeitszeiten/Erreichbarkeit, verbindlichen Deadlines und geregelter Übergabe im Team.
Du bekommst eine strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten.
Das bieten wir dir
Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem gesellschaftlich wichtigen Arbeitsfeld
Überwiegend remote arbeiten mit klaren Absprachen und guter Zusammenarbeit im Team
Kollegiales Umfeld, kurze Entscheidungswege
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
Anforderungen
Das bringst du mit (Anforderungen)
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung / Büromanagement / kaufmännische Bürotätigkeit (oder vergleichbar).
- Du hast sehr gute Organisationsfähigkeit und ein sicheres Gefühl für Prioritäten und Fristen.
- Du arbeitest selbstorganisiert und selbststrukturiert und behältst auch bei mehreren Themen parallel den Überblick.
- Digitales Arbeiten ist für dich selbstverständlich:
Wir arbeiten konsequent papierlos und digital (Dokumentenmanagement, digitale Workflows, Cloud-Ablagen). Dafür brauchst du echte Technik-Affinität: Du findest dich sicher in digitalen Strukturen zurecht, lernst neue Tools zügig und arbeitest zuverlässig mit digitalen Checklisten, Vorlagen und Wiedervorlagen.
- Du kommunizierst freundlich, klar und wertschätzend – auch in sensiblen Kontexten der Jugendhilfe.
- Du bist diskret, zuverlässig und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
Über uns
Wir sind ein moderner, volldigitalisierter Träger der Jugendhilfe, der pädagogische Qualität und zeitgemäße Arbeitsweisen vereint. Bei uns steht nicht die Bürokratie, sondern der Mensch im Mittelpunkt: Die individuellen Bedarfe von Kindern und Jugendlichen sind der Kompass für unser tägliches Handeln.
Unsere Arbeit zeichnet sich durch fachlichen Anspruch, Offenheit für Neues und echtes Engagement aus. Wir nutzen digitale Tools konsequent, damit mehr Raum für das Wesentliche bleibt: Zeit und Aufmerksamkeit für die jungen Menschen, die wir begleiten. So gestalten wir gemeinsam positive Lebenswege und geben Kindern und Jugendlichen die Unterstützung, die sie wirklich brauchen.
Wertschätzung, Teamgeist und innovative Lösungen sind für uns selbstverständlich – wir sind überzeugt, dass moderne Jugendhilfe mehr kann als „Standard“. Werde Teil eines motivierten Teams, in dem du gestalten und Entwicklung mittragen kannst!
