Über diese Stelle
Deine Aufgaben
- Du übernimmst vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen: Belege erfassen/ordnen, Rechnungen prüfen und vorbereiten.
- Du unterstützt im Zahlungsmanagement: offene Posten im Blick behalten, Zahlungsläufe vorbereiten, Abstimmungen zu Rechnungen/Mahnungen.
- Du wirkst an der Weiterentwicklung unserer Strukturen mit (Standardvorlagen, Ordnungssysteme, Prozessübersichten).
- Du unterstützt unsere Fachkräfte und die Leitung administrativ (Büroorganisation, Dokumentenmanagement, Termin- und Fristenverwaltung).
- Du koordinierst und kommunizierst per Telefon und E-Mail mit Jugendämtern, Kooperationspartnern und unserem Team.
- Du bereitest Unterlagen vor und hältst Themen nach (z. B. Anschreiben, Protokolle, Rückmeldungen, Wiedervorlagen, Ablauf- und Checklisten).
- Du organisierst technische/operative Abläufe im Alltag (z. B. digitale Ablagen, Videotermine, sichere Dateiübermittlung).
Das bieten wir dir
Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem gesellschaftlich wichtigen Arbeitsfeld
Überwiegend remote arbeiten mit klaren Absprachen und guter Zusammenarbeit im Team
Kollegiales Umfeld, kurze Entscheidungswege
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
Anforderungen
Das bringst du mit
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung / Büromanagement / kaufmännische Bürotätigkeit (oder vergleichbar).
- Du hast sehr gute Organisationsfähigkeit und ein sicheres Gefühl für Prioritäten und Fristen.
- Du arbeitest selbstorganisiert und selbststrukturiert und behältst auch bei mehreren Themen parallel den Überblick.
- Digitales Arbeiten ist für dich selbstverständlich:
Wir arbeiten konsequent papierlos und digital (Dokumentenmanagement, digitale Workflows, Cloud-Ablagen). Dafür brauchst du echte Technik-Affinität: Du findest dich sicher in digitalen Strukturen zurecht, lernst neue Tools zügig und arbeitest zuverlässig mit digitalen Checklisten, Vorlagen und Wiedervorlagen.
- Du kommunizierst freundlich, klar und wertschätzend – auch in sensiblen Kontexten der Jugendhilfe.
- Du bist diskret, zuverlässig und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
Über uns
Wir sind Träger in der Familien- und Jugendhilfe und unterstützen Kinder, Jugendliche und Familien in herausfordernden Lebenslagen. Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir ab sofort eine Bürokraft (m/w/d) in Teilzeit.
